Распределение входящих звонков. Создание сотрудников, отделов и логики распределения звонков

Дозвонившись на основной номер, нужно либо дождаться переключения на нужный отдел, а затем на конкретного специалиста, либо заново звонить по подсказанному номеру, ждать соединения и т. д. Звонящий тратит своё время, а также отвлекает от основной работы сотрудников, помогающих ему попасть туда, куда надо. Решение проблемы - маршрутизация звонков.

Что такое маршрутизация?

В телефонии маршрутизация - это распределение входящих звонков на многоканальный номер. Маршрутизация может быть статической - заданной раз и навсегда, либо динамической - вычисляться с помощью заранее заданных алгоритмов соединения.

Простейший вариант маршрутизации знаком всем - это переадресация звонков на мобильные. Впрочем, нужды крупной компании настройками телефонного аппарата не удовлетворить. Здесь требуется специальное оборудование — офисная аналоговая либо виртуальная мини-АТС.

Ответит тот, кто свободен

Настройке путей маршрутизации следует уделить особое внимание, ведь продуктивность делового общения, а также полной занятости персонала напрямую зависит от того, насколько быстро будет установлен контакт.

Статическая маршрутизация обычно ведётся по принципу: ответит тот, кто свободен. Входящий звонок автоматически направляется сотруднику, чья линия свободна. Приём и распределение звонков производит офисная АТС (аналоговая либо виртуальная).

Ответит тот, кто нужен

Динамическая маршрутизация более функциональна, она подразумевает в зависимости от многих факторов.

• В единую сеть объединены представительства компании, расположеннные в разных регионах? Можно настроить перенаправление звонков в соответствии с кодировкой номера входящего. Клиенту из Омска ответит омич, звонок из Санкт-Петербурга примут в северной столице.
• Разумно будет настроить приём и распределение звонков в соответствии с часовыми пояасми, в которых расположены филиалы. Ночной звонок из Владивостока окажется вовремя для москвичей и наоборот.
• Виртуальная АТС даёт возможность более детальной маршрутизации входящих. Скажем, можно привязать входящие с номера VIP-клиента к телефону сотрудника, работающего с ним постоянно, и мн.др.

Голосовое меню

Удобно настраивать маршрутизацию с помощью голосового меню офисной АТС. В этом случае звонок перенаправляется согласно желаниям клиента. Прослушав перечень отделов и услуг, звонящий в тональном режиме выбирает интересующее его направление (отдел продаж, службу техподдержки, руководство компании и т. д.). Такое распределение входящих значительно экономит время сотрудников.

Очевидное преимущество - возможность в любой момент изменить настройки маршрутизации, выбрать другие релевантные номера и пр. без помощи сотрудников техподдержки.

В компанию приходит несколько телефонных номеров. Требуется для каждого номера организовать собственное голосовое меню. В этой статье рассматривается пример как настроить сценарий IVR Oktell для решения этой задачи.

Существует несколько вариантов, при которых в вашу компанию приходит несколько телефонных номеров:

1. К серверу Oktell подведено несколько аналоговых линий. Каждая линия имеет свой телефонный номер. В этом случае физически параметр, определяющий номер на который совершен звонок на сервер Oktell не передается (аналоговая линия не имеет такой возможности), по этому о том что звонок пришел именно на этот телефонный номер мы можем только по номеру линии.
2. К серверу Oktell подведен поток Е1. По нему приходит параметр, определяющий в Oktell значение функции called ID (набранный номер)
3. К серверу Oktell подключено один или несколько SIP шлюзов (SIP провайдеров). По протоколу SIP приходит параметр, определяющий в Oktell значение функции called ID (набранный номер)
4. Комбинации перечисленных вариантов.

Все звонки, пришедшие на сервер Oktell обрабатываются главным сценарием раздела Администрирование. Главный сценарий подсвечен красным.

Создаем сценарий IVR в котором будет проводится обработка вызова.

Создаем переменную, по которой будет производиться определение номера, на который пришел звонок. Для SIP и Е1 подключений назовем переменную "CALLEDID" (набранный номер), для аналоговых линий назовем переменную "НОМЕР ЛИНИИ". Для того чтобы создать переменную установите на рабочее поле компонент "Присвоение".

После прохождения компонента ПРИСВОЕНИЕ 1, в значение созданной переменной "CALLED ID" будет занесено значение функции calledID, то есть номер телефона, на который позвонил абонент.

Следует иметь в виду, что ваш провайдер может присылать значение calledid в разном формате. Для того, чтобы выяснить это можно воспользоваться компонентом уведомление.

В уведомлении будет выводится то, что приходит от провайдера. Совершите звонки на все имеющиеся у вас номера и получите через компонент уведомление значения calledid. Именно эти значения и будут являться основанием для распределения звонков по ветвям IVR алгоритма.

Установите на рабочее поле компонент МЕНЮ. В Инспекторе свойств выберите аргумент - переменная CALLERID. Добавьте значения аргумента - ваши телефонные номера и задайте компоненты перехода. Определите в инспекторе свойств компонент для перехода (переход прочее), если значение переменной CALLEDID не соответствует ни одному из вариантов.

В зависимости от того, на какой номер пришел вызов, он будет направляться на компонент уведомление 2, уведомление 3 или уведомление 4. Дальнейшая настройка сценария определит индивидуальную настройку голосового меню для каждого варианта.

Телефонный этикет секретаря - одна из наиболее важных характеристик хорошего секретаря. Деловое общение по телефону начинается с секретаря, потому что именно секретарь первым берет трубку в компании.

Задачей секретаря является прием всех звонков, поступающих в офис, и далее распределение этих звонков по отделам или по сотрудникам. В обязанности секретаря могут быть вменены также первичное консультирование клиентов по ценам и услугам компании и т.д.

От того насколько хорошо секретарь знает деловой телефонный этикет, зависит впечатление о компании, которое сложится у звонившего, поэтому данному моменту необходимо уделять большое внимание.

Если вы являетесь секретарем, то существует несколько правил телефонного этикета секретаря, которые рекомендуется знать.

• Принимая телефонный звонок – представьтесь. В зависимости от размера компании и принятых в ней правил, представляться можно по-разному, но в любом случае – нужно. «Компания NN , добрый день!» или «Компания NN , здравствуйте!», или «Отдел международного сотрудничества, Иван Иванович!», или «Отдел маркетинга, Иван Иванович, добрый день!». Нельзя говорить: «Алло!», «Да!», «Говорите!».
• Телефонный этикет секретаря предписывает снимать трубку до четвертого звонка. На самом деле, трубку лучше снимать после второго звонка, в крайнем случае, после третьего. После пятого звонка, как правило, звонок считается потерянным.
• Часто у секретаря установлена так называемая мини АТС, на которую поступает несколько звонков сразу. Если во время разговора по телефону поступает второй звонок, то дождитесь, когда говорящий закончит фразу и скажите, например: «Вы могли бы подождать одну секундочку?». Поднимайте второй звонок, только если на первой линии вам сказали: «Да». Когда вы снимаете второй звонок, то представьтесь и попросите немного подождать. Нельзя просто снимать трубку и сразу же переводить позвонившего в режим удержания. После чего возвращайтесь к первой линии. Если вы видите, что разговор на первой линии потребует еще времени, то возьмите у звонившего номер телефона и перезвоните ему. По ситуации вы и сами сориентируетесь, у кого лучше взять номер телефона и перезвонить, а с кем лучше продолжить разговор, но в любом случае, деловой телефонный этикет рекомендует не заставлять позвонившего человека ждать на линии слишком долго. Не заставляйте людей ждать, если они звонят с мобильных телефонов. В этом случае также лучше взять номер и перезвонить.
• После того, как вы представились, вам нужно будет перевести звонок на того, кому собственно, позвонил собеседник на другой линии. Если он не представился, спросите его имя. Например, если он спрашивает Ивана Ивановича, скажите: «Как я могу представить вас Ивану Ивановичу?». Бывает так, что позвонивший обрисовал вам какую-то ситуацию, но данным вопросом занимается другой сотрудник в компании. Довольно распространенная ошибка, которую совершают многие секретари на телефоне – это переключение клиента на сотрудника, не обрисовав другому сотруднику вкратце суть проблемы, о которой вам только что рассказал клиент. В итоге клиент вынужден еще раз рассказывать о том, что его привело в вашу компанию. Это создает довольно тяжелое впечатление о компании, особенно, если следующий сотрудник опять его куда-то переключит, и клиенту придется рассказать свою историю в третий раз, а то и в четвертый.
• Покидая свое рабочее место, договоритесь с другим секретарем, чтобы он или она поднимал трубку или, если вы единственный секретарь в компании, переключите телефон на другого сотрудника. Телефон, оставленный без присмотра, производит очень плохое впечатление о компании.
• Никогда не говорите по телефону «все на обеде», даже если все так и есть. Это крайне непрофессионально. Спросите, с кем хотел поговорить звонивший, и скажите, что в данный момент Иван Иванович на встрече, а потом возьмите номер телефона звонившего и скажите, что попросите Ивана Ивановича перезвонить ему.
• Секретарь по телефону не должен говорить: «Перезвоните позже». Это ошибка, к сожалению, очень распространенная. Клиент уже позвонил вам. Согласно деловому телефонному этикету, звонок нужно вернуть. Возьмите номер телефона звонившего и скажите, что попросите Ивана Ивановича перезвонить ему.
• Если вам необходимо выяснить что-то, пока позвонивший вам человек все еще находится на линии, ни в коем случае не оставляйте телефон как есть. Обязательно нажмите кнопку удержания, которая включит музыку для звонящего. Самое главное, чтобы он не слышал, что вы обсуждаете, особенно, если это касается его. Не зажимайте микрофон рукой, это не поможет.
• Нельзя говорить по телефону, в момент, когда вы что-то едите или пьете. Также избегайте при общении фраз типа «я не знаю», «я ничем не могу вам помочь», «ждите», «ожидайте», «вы должны», «вам нужно», «вам следует», «для вас лучше». Нельзя торопить звонящего. Нельзя спорить.
• Категорически запрещается грубить звонящему. Если вам позвонил разгневанный клиент, который может быть на эмоциях, да еще и крепкое словцо вставил, оставайтесь спокойны. В любом случае эти эмоции не относятся к вам лично. Вы же этому клиенту ничего плохого не сделали. Поэтому нужно не обижаться, а понять, что человеку нужно высказаться, «выпустить пар». Нельзя взрываться и отвечать ему тем же. Оставайтесь спокойны. Выслушайте все, что он хочет сказать вам, а потом предложите, например, соединить с Иваном Ивановичем, который может ему помочь. Самое главное, дать клиенту понять, что ему хотят помочь решить его проблему, а не просто хотят отделаться от него, как от назойливой мухи. Ивану Ивановичу вкратце объясните суть проблемы. Не заставляйте клиента еще раз все объяснять.
• Если разговор закончился тем, что вы взяли номер звонящего, или звонок предназначался вам, перед тем, как закончить разговор, поблагодарите собеседника за звонок в компанию. Скажите: «Спасибо, что позвонили, до свидания».

Секретарь департамента общих вопросов

финанс-студии для бизнеса "Делополис"

Сальникова Кристина

Правила приема телефонных звонков секретарем

Отметим основные правила ведения телефонных переговоров, которых должен придерживаться секретарь

Снимать трубку нужно не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, нужно приветствует звонящего еще до того, как последний успел заговорить, а затем назвать свое учреждение, отдел и занимаемую должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Приветствие может идти за представлением. Варианты предложений, произносимых секретарем-референтом при приеме звонков.

« Доброе утро, секретариат Межкомбанка. У телефона - Галина Ивановна»

Доброе утро, говорит секретарь господина Никитина. Чем могу быть вам полезна?" ("Что могу сделать для вас?" или "Я вас слушаю"").

«Добрый день! Компания АВС. Секретарь Марина Воробьева»

«Здравствуйте! Компания ХУZ. Светлана Дымова»

"Магазин "Руслан" слушает. Здравствуйте".

В голосе должна звучать заинтересованность. Не нужно при этом давать выхода своим отрицательным эмоциям. В голосе должна «звучать» улыбка (нужно улыбнуться самой себе, когда снимается трубка). Голос должен звучать дружелюбно.

Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка.

Звонки, адресованные директору, являются приоритетными. Нельзя оставлять на линии клиента, звонящего директору. Неправильно сказать клиенту, звонящему директору «Соединяю», а затем выяснить об его отсутствии и сказать «его нет на месте».

Секретарь должен произносить: «Как Вас представить г-ну Петрову?»
Клиент: «Иванов Александр Петрович»
Секретарь: «Одну минуту, соединяю»
Он должен держать линию до тех пор, пока третья сторона не возьмет трубку. Если ожидание затягивается, секретарю нужно возвращаться к звонящему через каждые 40 секунд.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает дату и время звонка; фамилию, имя, отчество и должность звонившего; суть сообщения; по какому номеру перезвонить и когда, кому из заместителей можно переадресовать звонок, а затем докладывает руководителю.

Записывая за диктующим номер телефона, целесообразно во избежание ошибки, тут же проговаривать за ним данные.

В случае отсутствия руководителя при записи сведений о звонившем секретарь должен использовать такие фразы как: « Что ему передать?» или «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».

Для организации записей телефонных звонков желательно для каждого секретаря руководителем подготовить телефонный бланк с критериями, который позволит эффективно сортировать входящие звонки.

Телефонный бланк для секретаря

Предполагается, что звонящий в Официальное учреждение, услышав ответ с приветствием, представится. ("Доброе утро, говорит... или "Здравствуйте, это из управления...") Но если он забыл представиться, и секретарь должен передать информацию шефу, ему придется поинтересоваться в вежливой форме, кто звонил.

В этом случае уместны следующие фразы:

«Представьтесь, пожалуйста!»
«Как Вас представить?»
"Как мне передать, кто спрашивает?"
"Могу ли я передать, по какому вопросу?"

В ситуации отсутствия или занятости руководителя можно выбирать «нейтральные» извинения, стараясь не сообщать телефонному собеседнику, чем он сейчас занят. Можно использовать необязывающие формулировки, такие как:

«... в настоящее время нет на месте, но мы ждем его к 14 часам. Не могли бы вы позвонить позже?»
«... в настоящее время он очень занят. У него важный разговор. Должна ли я его прервать?»

Можно выстроить и такой диалог

Клиент:
«Добрый день! Скажите, пожалуйста, могу я поговорить с Семеном Петровичем?»

Секретарь-референт:
«Добрый день! Семен Петрович на совещании до 13.30. Он просил записывать информацию для него. Я могу узнать Ваше имя и цель Вашего обращения?»

Для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. В этом случае следует назвать абоненту фамилию, имя, отчество должность и телефон сотрудника, которому переадресовывается звонок.

Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях - о месте его пребывания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание - исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.

Если секретарю необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, он должен попросить у собеседника разрешения сделать это.

Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.

Опытный секретарь в случае отсутствия лица, интересующего звонящего, спросит после предваряющего "извините, но... " или "к сожалению..."), не может ли он позвонить повторно, постарается поточнее ориентировать его во времени; предложит передать поручение или оказать какую-либо другую помощь. Следует дать звонящему понять (и словесно, и соответствующей интонацией), что к его делу отнеслись с уважением и готовы пойти навстречу. Заставлять ждать у телефона невежливо; лучше предложить перезвонить самой, записав предварительно номер телефона.

Не нужно резко бросать трубку и не отвечать раздраженным голосом, если кто-то по ошибке набрал номер организации. Лучше вежливо ответить чем-то вроде: " Боюсь, что вы набрали не тот номер" или "К сожалению, вы ошиблись номером

Если секретарю задали вопрос, ответа на который он не знает, то лучший ответ звучит примерно так: «Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?»

Чтобы избежать высказывания по телефону слишком откровенно и не проявить свою осведомленность в делах организации, нужно отвечать:

«Этот вопрос не в моей компетенции» или

«По этому вопросу Вам необходимо переговорить с директором» и т.п.

Если возникла необходимость во время телефонного разговора навести справку.В этом случае необходимо предупредить абонента о продолжительности поиска нужной информации, а если ее быстро найти невозможно, то нужно извиниться и попросить абонента перезвонить позже, в удобное для него время или попросить у него его номер телефона и позвонить самому.

Если необходимо снять создавшееся напряжение в разговоре, необходимо прервать собеседника в подходящем месте и спросить: «Могу ли я Вам чем-то помочь?».

Иногда секретарь-референт в ходе делового диалога вынужден отказывать телефонному собеседнику. Это весьма деликатная ситуация. В ней проверяются профессионализм секретаря. Вот формулы вежливого отказа:

• Боюсь, что это невозможно...
• К сожалению, этот вопрос не имеет решения. Обстоятельства не позволяют...
• Мне жаль Вас огорчать, но факты таковы, что...
• На сегодняшний день это, к сожалению, не представляется возможным.
• Хотелось бы Вас порадовать, но ситуация такова, что...
• Боюсь, что это слишком сложный вариант...
• К сожалению, это предложение расходится с интересами моего руководителя (вариант: не учитывает) ...
• Благодарю за проявленное внимание... но, к сожалению, по объективным причинам придется...

Необходимо помнить, что в обязанности секретаря-референта входит не только вежливый отказ, но и требование искать и найти выход. Если что-то невозможно сделать или пообещать выполнить сейчас, то профессионал всегда скажет партнеру по общению, что именно он предпримет, чтобы найти приемлемое для обоих сторон решение. Например, «К сожалению, сейчас нет возможности ответить на Ваш вопрос, Михаил Иванович. Мне потребуется 40 минут, чтобы собрать информацию. Позвольте, я перезвоню Вам?»

С точки зрения телефонного этикета хорошими манерами считаются сдержанность, тактичность, доброжелательность, умение контролировать свою речь и поступки, уважительно общаться с любым партнером.

Секретарь-референт, владеющий мастерством телефонного общения, знает, что не только начало и ход разговора имеют особую важность для соблюдения делового этикета, но и его завершение. Завершающие фразы, произнесенные секретарем-референтом, должны оставить у партнера по общению приятные чувства, независимо от того, как сложился разговор, а так же желание взаимодействовать и в дальнейшем. В любом случае, как бы ни развивался разговор, дружелюбное прощание необходимо. Первым прощается тот, кто позвонил – это требование делового этикета. ). Разговор можно завершить такими словами: «Спасибо, что позвонили», «Рада была Вас слышать », «Успехов Вам» и т.п.

Как фильтровать звонки?

Фильтрация звонков позволяет правильно распределять потоки клиентов. Прежде всего, секретарь должен уметь точно определять, зачем звонит клиент. Для этого нужно, во-первых, хорошо понимать, чем занимается ваша компания, знать структуру компании, какие существуют отделы и за что они отвечают, кто возглавляет эти отделы. Лучше всего иметь список сотрудников с указанием всех подразделений и должностей. Изучите его очень тщательно и если вам что-то непонятно, обязательно попросите, например, отдел персонала, чтобы вам рассказали кратко, чем занимается тот или иной отдел.

Как отказывать?

Научитесь отсеивать ненужные звонки. Например, если человек просто ошибся — не переключайте звонок, не убедившись, что клиент звонит именно в вашу компанию. Это ваша работа — фильтровать звонки. Также часто звонят с целью рекламы каких-либо продуктов и услуг, не относящиеся к деятельности вашей компании. Это, как правило, очень назойливые люди, которые умеют добиваться своего. У них есть своя тактика и стратегия, а также заготовленные фразы, чтобы обходить секретарский кордон. Ваша задача выявлять их и противостоять им, но корректно и вежливо. Что делать? Заготавливаем свои стандартные фразы:

− Спасибо, нам не требуется ваша услуга (товар).

или так:

− Пришлите, пожалуйста, ваше предложение по почте (факсу).

или так:

− Сейчас специалисты заняты, оставьте, пожалуйста, ваше сообщение или отправьте ваше предложение по почте. Спасибо.

Совет: не стоит сходу переключать звонок каждый раз, когда просят соединить с генеральным директором, главным бухгалтером или др. первыми лицами компании, если вы не знаете кто спрашивает. Например, звонят и спрашивают: «Соедините меня, пожалуйста, с генеральным директором или главным бухгалтером». Конечно, если у генерального директора есть референт (или личный секретарь), то можно переключить на референта, чтобы она разбиралась, стоит ли соединять клиента с директором или нет. Что же делать, если вы единственный секретарь в компании и только вы распределяете звонки? Уточните, по какому вопросу звонит человек, как его зовут и какую компанию он представляет. Когда вы будете переключать звонок на директора (или иного руководителя) необходимо назвать:

• имя и отчество клиента;
• компанию которую он представляет;
• по какому вопросу он звонит.

Звучит это примерно так:

— Вам звонит Иван Иванович, компания “Север”, по вопросу встречи на форуме.

Это стандартная информация, которую у вас спросит директор, если вы захотите переключить на него звонок. Не забудьте заранее уточнить всю необходимую информацию у клиента. Подождите, пока руководитель решит, хочет он разговаривать с этим клиентом или нет, только тогда переключайте звонок. Если директор (руководитель) отказался общаться с клиентом, отвечать нужно так:

− К сожалению, директор сейчас занят, попробуйте позвонить позднее.

или так:

− Директор сейчас на совещание, могу я ему что-то передать?

Если клиент не хочет объяснять, зачем он звонит, попросите его оставить контактную информацию (т.е. ФИО, название компании, номер телефона). Обязательно передавайте информацию сотруднику, кому адресовался звонок. Сотрудник сам решит, стоит перезванивать или нет. А вы проявите профессионализм, передав контактную информацию.

Как быстро обрабатывать телефонные звонки?

В обязанности секретаря входит прием и обработка телефонных звонков. Обработка звонков требует от секретаря таких качеств как терпение, внимательность и оперативность. Это важная часть работы секретаря и, как показывает практика, не все ее умеют выполнять. Сложность заключается в том, что клиент не всегда может хорошо объяснить кому он звонит и чего он хочет. А у секретаря не всегда хватает терпения, чтобы понять его. Также секретарю часто не хватает навыков общения и знания организации, в которой работает секретарь.

Часто бывает, что клиент не просто спрашивает конкретного сотрудника, а долго пытается объяснить свою проблему, не зная к кому ему нужно обратиться. Вспомните себя, когда вы звоните в неизвестную организацию и пытаетесь сформулировать интересующий вас вопрос. Вы волнуетесь, теряетесь и стесняетесь. Конечно, может быть, вы уверенно и чётко задаете свой вопрос, если точно знаете что хотите. Но, как правило, вам все равно задают уточняющие вопросы. Так и вы должны вести разговор с клиентом, т.е. вы должны терпеливо выстраивать разговор таким образом, чтобы максимально получить информацию и за минимальное количество времени. Тогда вы сможете быстро определить на кого переключить звонок.

Особенно хочется отметить, что телефонные звонки нужно обрабатывать за минимальное количество времени. Если у вас один телефонный аппарат с входящей городской линией, то вы не должны вести долгие беседы с внутренними клиентами, т.е. со сотрудниками вашей компании. Личных разговоров вообще не должно быть. Иначе до вас не смогут дозвониться клиенты. Если у вас два телефонных аппарата, то старайтесь разделять внутренние звонки (звонки от сотрудников внутри компании) и входящие городские (внешние звонки от клиентов).

Входящие городские звонки всегда важнее, чем внутренние (только, если это не директор). Сотрудника всегда можно попросить подождать, пока вы ответите на входящий городской звонок. Естественно, если вы разговариваете с директором, отвлекаться на другие звонки уже не стоит.

Как выстраивать диалог и как помочь клиенту? Уточните, впервые ли звонит клиент в вашу компанию или уже общался с кем-то. Если клиент уже с кем-то общался из сотрудников, вам будет легче сориентироваться на кого переключать звонок.

Если у вас коммерческая организация, уточните, хочет ли клиент купить у вас что-то или наоборот продать свою продукцию. Соответственно, если клиент хочет купить какой-то товар – значит, он важен для вас как потенциальный клиент. В данном случае обязательно найдите свободного сотрудника коммерческого отдела, который может пообщаться с клиентом. Нельзя упускать клиентов, этого вам никто не простит.

Если же звонят с целью предложить свой товар, лучше всего, если вы предложите отправить информацию по почте или по факсу. Ну и как всегда заготовьте стандартные фразы:

− Чем могу помочь?

или так:

− По какому вопросу вы звоните? Уточните, пожалуйста, суть вопроса.

или так (в случае, если вам предлагают товар или услуги):

− Отправьте, пожалуйста, ваше предложение по электронной почте или по факсу. Мы обязательно рассмотрим ваше предложение. Спасибо.

или так:

− Попробуйте перезвонить позднее или оставьте, пожалуйста, контактную информацию.

Таким образом основное что нужно запомнить:

• на звонки нужно отвечать вежливо, быстро и конструктивно — это характеризует вас как профессионала;
• нельзя пропускать звонки — это репутация компании;
• нельзя занимать телефонную линию личными звонками — в это время звонят клиенты;
• необходимо помнить, что ваша задача помогать клиентам и сотрудникам компании.